Каждый день в мире труда возникают привычные кадровые ситуации: работник уходит с работы, бухгалтерия производит расчеты, а отдел кадров оформляет необходимые документы. Однако с начала 2023 года в систему учета трудовой деятельности были внесены существенные изменения. Работодателям теперь обязательно нужно учитывать не только физическое оформление увольнения, но и цифровое сопровождение этого процесса в отчетности.
История из реальной жизни
Ярким примером служит случай, произошедший с ООО "СМУРФИК". После увольнения сотрудника, все внутренние процедуры были соблюдены, но один критический момент был упущен — отчёт по форме ЕФС-1 о кадровом мероприятии "увольнение" не был подан в Социальный фонд России. Таким образом, в системе фонда работник остался значиться на своем месте, а это существенно нарушает учет пенсионных прав.
Когда фонд заметил отсутствие отчетности, он предпринял ряд мер вплоть до судебного иска с требованием предоставить недостающие данные. Вместо того чтобы разбираться с недоразумением по поводу одного нев отправленного отчета, организация оказалась в центра судебного разбирательства.
Новые требования к работодателям
С января 2023 года работодатели обязаны представлять данные о трудовой деятельности сотрудников в единой цифровой форме — ЕФС-1. Этот отчет включает информацию о каждом факте приема на работу, увольнения, переводов и других кадровых мероприятий. Отсутствие необходимых сведений повлечет за собой не только административные штрафы, но и судебные разбирательства.
Следует отметить, что неправильно оформленная отчетность может принести множество проблем как работнику, так и работодателю. Если данные о трудовом стаже не отражены корректно, это может вызвать затруднения при назначении пенсий или других социальных выплат.
Советы для работодателей
- Обеспечить четкий процесс подачи данных: Используйте специальные программы для автоматизации обработки данных и подачи отчетов в СФР.
- Назначить ответственных лиц: Все кадровые меры должны быть незамедлительно отражены в отчетах. Это касается как отдела кадров, так и бухгалтерии.
Следуя этим рекомендациям, работодатели могут значительно снизить риск возникновения юридических проблем, связанных с отчетностью. Система индивидуального учета трудовой деятельности стала более строгой, и игнорирование ее требований не оправдано.
